Autorizado assinatura e a guarda eletrônicas dos documentos relacionados à segurança e saúde no trabalho.

Foi autorizado e publicada a Portaria nº221/2019 do Ministério da Economia que autoriza assinatura e a guarda eletrônicas dos documentos relacionados à segurança e saúde no trabalho. 

Esta portaria atualiza um conjunto de regras contidas em normas regulamentadoras (NRs) do trabalho, que exigiam a elaboração, a gestão e o armazenamento de inúmeros documentos como laudos, atestados, análises de segurança do ambiente do trabalho e programas de gestão de risco. Esse material deveria ser armazenado em papel por períodos de, no mínimo, 20 anos, para fins de fiscalização e eventuais demandas previdenciárias. Os prazos de guarda não foram alterados, entretanto passa a ser considerado válida a utilização de certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, para a criação e assinatura eletrônica dos seguintes documentos:

a)Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional - PCMSO;

b)Programa de Prevenção de Riscos Ambientais - PPRA;

c)Programa de Gerenciamento de Riscos - PGR;

d)Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil - PCMAT;

e)Programa de Proteção Respiratória - PPR;

f)Atestado de Saúde Ocupacional - ASO;

g)Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural - PGSSMTR;

h)Análise Ergonômica do Trabalho - AET;

i)Plano de Proteção Radiológica - PRR;

j)Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfuro cortantes;

k)certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras;

l)laudos que fundamentam todos os documentos previstos neste artigo, a exemplo dos laudos de insalubridade e periculosidade;

m)demais documentos exigidos com fundamento no art. 200 do Decreto-lei n° 5.452.

O arquivo eletrônico que contém os documentos mencionados deve ser apresentado no formato "Portable Document Format" - PDF de qualidade padrão "PDF/A-1", descrito na ABNT NBR ISO 19005-1, devendo o empregador mantê-lo à disposição para apresentação à Inspeção do Trabalho.

Calendário de obrigatoriedade

A forma de assinatura, guarda e apresentação de tais documentos é inicialmente facultativa, tornando-se obrigatória nos seguintes prazos a contar da publicação desta Portaria:

• 5 (cinco) anos, para microempresas e microempreendedores individuais;
• 3 (três) anos, para empresas de pequeno porte; e
• 2 (dois) anos, para as demais empresas.

Excepcionalmente poderá ser aceita a apresentação do documento em papel quando a geração do mesmo em formato digital se mostrar comprovadamente inviável, seja em razão de sua natureza ou do local onde a fiscalização venha a ser realizada, neste caso, será devidamente justificada pelo empregador, que deverá comprovar a autenticidade e a integridade do documento.

Proposra da CNI

A permissão para a assinatura e o armazenamento digital de documentos relacionados a saúde e segurança do trabalho está entre o conjunto de propostas encaminhadas pela CNI aos candidatos à Presidência da República, em 2018. As medidas foram distribuídas entre 42 cadernos temáticos, contendo ações concretas para melhorar as condições produtivas e o ambiente de negócios do país. A possibilidade de guarda eletrônica figura do documento Modernização previdenciária e da segurança e saúde no trabalho: Ações para avançar. 

Fonte: Portaria Ministério da Economia nº 221 de 11 de Abril de 2019